Wysłałeś klientowi ofertę, a on mówi, że nic nie dostał? Prawdopodobnie Twój mail trafił do folderu Spam. To częsty problem zarówno w firmach, jak i w kampaniach mailingowych. Na szczęście istnieje proste narzędzie, które pomoże Ci to sprawdzić – mail-tester.com.
Miałem ostatnio klienta, który jest handlowcem i jego maile trafiały w większości do spamu, test maila wskazał ocenę 3/10, adres był przez większość skrzynek pocztowych uważany jako podejrzany, co utrudniało pracę klientowi, stąd pomysł na artykuł.
Jak działa Mail-Tester?
Wejdź na stronę mail-tester.com, skopiuj wygenerowany adres e-mail (np. test-xyz@mail-tester.com), a następnie wyślij z Twojej skrzynki wiadomość, taką samą jak ta, którą normalnie wysyłasz klientom. Po kilku sekundach kliknij „Sprawdź wynik” – otrzymasz raport z oceną Twojej wiadomości (w skali od 0 do 10).
Sprawdziłem wysyłając testowy e-mail ze swojego adresu kontakt@informatyk-sieradz.pl i otrzymałem wynik 10/10 oraz raport, co można poprawić
Mail-Tester analizuje:
– czy Twoja domena ma poprawnie ustawione rekordy SPF, DKIM i DMARC,
– czy treść wiadomości nie wygląda na spam,
– czy adres IP serwera nie znajduje się na czarnych listach,
– czy nagłówki i linki w mailu są poprawne.
Jeśli wynik wynosi 8-10 punktów, jest dobrze. Jeśli masz poniżej 6 – Twoje maile z dużym prawdopodobieństwem trafią do spamu. Wtedy warto przejść przez poniższą checklistę i poprawić błędy.
1. Brak poprawnego uwierzytelnienia poczty (SPF, DKIM, DMARC)
To najczęstszy powód, przez który nawet poprawny e-mail z Twojej domeny (np. biuro@twojadomena.pl) ląduje w spamie. Serwery pocztowe sprawdzają, czy masz prawo wysyłać wiadomości w imieniu tej domeny. Jeśli uwierzytelnienie nie jest ustawione – poczta uzna Twój mail za podejrzany.
Jak to naprawić?
– w panelu DNS dodaj rekord SPF, np. v=spf1 include:_spf.google.com ~all
– aktywuj DKIM (cyfrowy podpis wiadomości)
– dodaj DMARC (kontrola zgodności SPF i DKIM)
– przetestuj ustawienia przez mail-tester.com lub dmarcian.com
2. Wysyłasz wiadomości do osób, które nie wyraziły zgody
Jeśli wysyłasz newsletter lub ofertę do przypadkowych osób, kupionych baz czy adresów zebranych bez zgody – Twoje maile będą trafiały do spamu. Użytkownicy często sami klikają „To spam”, co psuje reputację Twojej domeny.
Jak to naprawić?
– wysyłaj tylko do osób, które zapisały się świadomie
– stosuj double opt-in (potwierdzenie zapisu)
– nie kupuj gotowych baz mailingowych
3. Odbiorcy ręcznie oznaczają Twoje maile jako spam
Nawet legalny newsletter może wylądować w spamie, jeśli zbyt wiele osób kliknie „Oznacz jako spam”. Dzieje się tak często, gdy wysyłasz zbyt często, nie oferujesz realnej wartości albo nie dajesz opcji wypisu.
Jak to naprawić?
– wysyłaj tylko wartościowe treści
– nie bombarduj ludzi codziennie mailingiem
– zawsze dodaj czytelny link „Wypisz się”
4. Tytuł wiadomości wprowadza w błąd
Filtry antyspamowe nie lubią clickbaitów typu „Odp: Twoja faktura” czy „Pilne!!!”. Takie tytuły obniżają wiarygodność i powodują, że Twoje maile trafiają na czarne listy.
Jak to naprawić?
– pisz naturalne i uczciwe tematy
– nie udawaj prywatnych wiadomości
– nie zaczynaj tematu od „Re:” lub „Fw:”
5. Treść wiadomości zawiera słowa wyzwalające filtry spamu
Niektóre sformułowania (np. „DARMOWO”, „OFERTA SPECJALNA”, „KUP TERAZ”) uruchamiają filtry antyspamowe. Szczególnie jeśli występują w dużej ilości, pisane WIELKIMI LITERAMI albo otoczone znakami „!!!” czy „$$$”.
Jak to naprawić?
– pisz jak do człowieka, nie jak w reklamie z lat 2000
– używaj prostego języka
– nie nadużywaj emotikonów, wykrzykników i CAPS LOCKA
6. Brak linku do rezygnacji z subskrypcji
To błąd, który automatycznie obniża Twoją reputację. Brak opcji „Wypisz się” sprawia, że użytkownicy zgłaszają maile jako spam, a dostawcy poczty mogą całkowicie zablokować Twoje wiadomości.
Jak to naprawić?
– zawsze dodaj link „Zrezygnuj z subskrypcji” na dole wiadomości
– nie ukrywaj go szarym tekstem na białym tle
– dodaj też adres swojej firmy – to obowiązek w UE
7. Za dużo grafiki, za mało tekstu
Jeśli Twój mail to jeden wielki obrazek (np. grafika z ofertą), filtr spamowy potraktuje go jak podejrzany. Dzieje się tak, bo spamerzy często ukrywają tekst w obrazach, by obejść filtry.
Jak to naprawić?
– zachowaj proporcję 60% tekstu, 40% grafiki
– kompresuj zdjęcia, by nie były zbyt ciężkie
– dodaj tekst alternatywny (alt) do obrazków
8. Załączniki w mailu
Newsletter z plikiem PDF, DOC lub ZIP? Zły pomysł. Załączniki są jednym z najczęstszych źródeł wirusów, więc filtry często blokują wiadomości z nimi.
Jak to naprawić?
– zamiast załącznika daj link do pobrania pliku ze strony
– trzymaj pliki na swojej domenie, nie na obcych serwerach
9. Zła reputacja IP lub hostingu
Jeśli Twój serwer e-mail znajduje się na tej samej infrastrukturze, z której korzystają spamerzy (np. tanie hostingi współdzielone), możesz trafić do spamu nawet wtedy, gdy sam nic złego nie wysyłasz.
Jak to naprawić?
– wysyłaj przez zaufanego dostawcę poczty
– używaj profesjonalnych platform mailingowych
– sprawdź, czy Twoje IP nie jest na czarnej liście (np. MXToolbox)
10. Zbyt duża liczba błędów językowych
Maile z literówkami i chaotyczną składnią przypominają phishing, dlatego są od razu blokowane.
Jak to naprawić?
– sprawdzaj wiadomości przed wysyłką
– unikaj kopiowania z Worda bez czyszczenia formatowania
Podsumowanie
Większość maili trafia do spamu z powodu drobnych błędów – źle skonfigurowanego SPF, braku linku wypisu lub zbyt nachalnego stylu pisania. Wystarczy kilka poprawek, by Twoje wiadomości znów trafiały tam, gdzie powinny. Zacznij od testu na mail-tester.com – to darmowe, proste i skuteczne narzędzie, które w minutę pokaże Ci, co poprawić.
A jeśli potrzebujesz pomocy z poprawą wiarygodności swojego e-maila firmowego dla filtrów antyspamowych, napisz do mnie na kontakt@informatyk-sieradz.pl, zaglądam czasami do spamu 🙂