Formularz kontaktowy to jeden z najważniejszych elementów każdej strony internetowej. Dzięki niemu potencjalni klienci mogą szybko skontaktować się z firmą, zostawić pytanie lub poprosić o ofertę. Ale co dzieje się z tymi danymi dalej? Jeśli chcesz działać skutecznie i nie gubić leadów, warto zintegrować formularz z systemem CRM. W tym artykule pokażemy, jak to zrobić krok po kroku.
Czym jest CRM?
CRM (Customer Relationship Management) to system do zarządzania relacjami z klientami. Pozwala na zbieranie danych kontaktowych, historię komunikacji, planowanie follow-upów, analizę sprzedaży i automatyzację obsługi klienta. Popularne systemy CRM to m.in. HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Livespace czy Bitrix24.
Dlaczego warto połączyć formularz z CRM?
Połączenie formularza kontaktowego z CRM ma wiele zalet:
Leady trafiają automatycznie do bazy danych – bez ręcznego przepisywania.
Możesz automatycznie przypisać klienta do handlowca lub etapu lejka sprzedażowego.
Możesz rozpocząć automatyczną komunikację e-mail lub SMS.
Jak zintegrować formularz z CRM?
Sposób integracji zależy od tego, jakiego systemu używasz i na jakiej platformie działa Twoja strona. Oto najczęstsze sposoby:
Wtyczka WordPress + CRM – jeśli korzystasz z WordPressa i masz np. formularz Contact Form 7 lub WPForms, możesz użyć gotowych integracji lub dodatków (np. WPForms + HubSpot Addon, FluentCRM, itp.).
Webhooks lub API – bardziej zaawansowane CRM-y (np. Pipedrive, Bitrix24) udostępniają Webhooki i API. Można wysyłać dane z formularza bezpośrednio do CRM za pomocą Make.com (Integromat), Zapier lub własnego skryptu PHP.
Gotowy kod osadzany z CRM – niektóre systemy (np. HubSpot, Zoho) pozwalają wygenerować formularz w panelu i wkleić go na stronę. Dane trafią od razu do CRM.
Przykład: integracja formularza z Pipedrive przez Make.com
Za pomocą Make.com możesz ustawić, aby każde wysłanie formularza trafiało do CRM jako nowy kontakt i lead:
Dodaj webhook odbierający dane z formularza.
Użyj modułu „Create Person” i „Create Deal” w Pipedrive.
Możesz ustawić powiadomienie e-mail lub Slack, że pojawił się nowy lead.
O czym warto pamiętać przy integracji?
Aby integracja działała skutecznie i zgodnie z prawem, pamiętaj o kilku kwestiach:
Zadbaj o zgodność z RODO – dodaj checkboxy zgody na przetwarzanie danych.
Regularnie testuj formularz – czy dane trafiają do CRM i są poprawnie zapisywane.
Rozważ automatyczne odpowiedzi e-mail – np. z potwierdzeniem otrzymania zgłoszenia.
Podsumowanie
Połączenie formularza kontaktowego z systemem CRM to prosta droga do lepszej organizacji pracy z klientami. Dzięki temu unikniesz gubienia kontaktów, przyspieszysz reakcję na zapytania i zautomatyzujesz wiele procesów. W zależności od platformy możesz skorzystać z gotowych integracji, kodu osadzanego lub narzędzi typu Make, które ułatwią konfigurację nawet osobom bez umiejętności programowania.