- Pytanie
- Kupić abonament na gotowy CRM lub ERP czy zamówić program dopasowany do firmy
- Kluczowe kryterium
- Jak bardzo Twój proces różni się od typowego i jak często się zmienia
- Horyzont porównania
- Co najmniej 3 lata: licencje, wdrożenie, integracje, utrzymanie i czas zespołu
- Czy rozstrzygniesz to sam?
- Tak, jeśli spiszesz proces i policzysz koszty. Pomoc przydaje się przy umowie i integracjach
Szybka odpowiedź
Gotowy CRM lub ERP wybierz, gdy Twój proces jest typowy, a system pokrywa większość potrzeb bez przeróbek. Wtedy zaczniesz szybciej i taniej. Oprogramowanie na zamówienie ma sens, gdy firma ma własne reguły, których gotowe systemy nie obsługują (akceptacje, nietypowe prowizje, łączenie kilku rodzajów działalności), a proces jest już ustabilizowany. Porównuj koszt całkowity w 3 latach, nie cenę startową, i przed podpisaniem umowy ustal, kto jest właścicielem kodu i jak odzyskasz dane.
Ten wybór wraca w prawie każdej rozmowie z firmą, która wyrosła z arkuszy. Dostawcy gotowych systemów mówią, że „wszystko da się skonfigurować”. Programiści mówią, że „gotowiec nigdy nie będzie pasował”. Obie strony mają rację tylko częściowo. Poniżej pokazuję, jak rozstrzygam to razem z klientem: drzewo decyzji, rachunek kosztu w 3 latach i lista spraw prawnych, o których warto pomyśleć, zanim cokolwiek się podpisze.
Jeśli dopiero zastanawiasz się, czy w ogóle przenosić dane z Excela, zacznij od tekstu program zamiast Excela w firmie. Tam opisuję sygnały ostrzegawcze i przykład systemu, który zbudowałem dla firmy sprzedającej i wynajmującej pojazdy użytkowe.
Trzy drogi, a nie dwie
W praktyce wybór rzadko jest zero-jedynkowy. Między gotowym abonamentem a programem pisanym od zera jest droga pośrednia, którą firmy często pomijają.
| Droga | Na czym polega | Mocne strony | Słabe strony |
|---|---|---|---|
| Gotowy system w abonamencie | CRM lub ERP w chmurze, płacisz za użytkownika lub pakiet | Szybki start, aktualizacje i bezpieczeństwo po stronie dostawcy, wsparcie | Proces dopasowujesz do systemu, koszt rośnie z liczbą użytkowników, zależność od dostawcy |
| Gotowy system plus integracje | Gotowy CRM lub ERP, do tego automatyzacje i mały własny moduł dla nietypowej części | Typowe rzeczy z gotowca, wyjątki obsłużone osobno | Więcej elementów do utrzymania, integracje trzeba pilnować przy zmianach u dostawcy |
| Program na zamówienie | System budowany pod procesy firmy, zwykle przeglądarkowy, wdrażany modułami | Dokładne dopasowanie, brak opłat za użytkownika, pełna kontrola nad danymi i rozwojem | Wyższy koszt na starcie, dłuższy czas do pierwszego modułu, potrzebny wykonawca do utrzymania |
Drzewo decyzji
Zanim porównasz oferty, odpowiedz na trzy pytania. Kolejność ma znaczenie.
Jak sprawdzić, czy proces jest typowy
Spisz 10–15 najważniejszych czynności w firmie, od zapytania klienta do rozliczenia. Przy każdej zaznacz, czy gotowy system, który rozważasz, robi to od razu, po konfiguracji, czy wymaga obejścia albo dopłaty za dodatkowy moduł. Najlepiej zrób to na wersji próbnej, na własnych danych, a nie na prezentacji handlowej. Jeśli obejść jest więcej niż kilka, a dotyczą rzeczy, na których firma zarabia, gotowiec będzie uwierał codziennie.
Przykład reguły, której zwykle nie ma w gotowym CRM bez dopłat i przeróbek: handlowiec ma limit rabatu, a oferta powyżej limitu nie może wyjść do klienta, dopóki administrator jej nie zaakceptuje, widząc marżę po rabacie.
Koszt całkowity w 3 latach
Cena startowa wprowadza w błąd w obie strony. Abonament wygląda tanio, bo płacisz go co miesiąc. Program na zamówienie wygląda drogo, bo duża część kosztu jest na początku. Dlatego porównuję zawsze sumę za 3 lata, z tymi samymi składnikami po obu stronach.
Przykład obliczeniowy
Liczby poniżej są umowne i służą tylko pokazaniu rachunku. Nie są cennikiem żadnego dostawcy ani moim. Podstaw własne wartości z ofert.
| Składnik (3 lata) | Gotowy system | Program na zamówienie |
|---|---|---|
| Licencje | 12 osób × 150 zł × 36 mies. = 64 800 zł | 0 zł |
| Wdrożenie, projekt, budowa | 15 000 zł | 60 000 zł |
| Migracja danych | 5 000 zł | 5 000 zł |
| Integracje i obejścia | 12 000 zł | w cenie budowy |
| Serwer, kopie, domena | w abonamencie | 200 zł × 36 = 7 200 zł |
| Utrzymanie i rozwój | w abonamencie (rozwój tylko w granicach systemu) | 1 000 zł × 36 = 36 000 zł |
| Razem | 96 800 zł | 108 200 zł |
W tym przykładzie gotowiec wychodzi taniej. Ale wystarczy, że zespół urośnie z 12 do 20 osób, a licencje za 3 lata rosną do 108 000 zł i gotowy system kosztuje łącznie 140 000 zł, czyli wychodzi drożej. Z drugiej strony, jeśli przy 20 osobach budowa programu zdrożeje w trakcie prac o połowę (z 60 000 do 90 000 zł), oba warianty prawie się zrównują: ok. 138 000 zł wobec 140 000 zł. Dlatego w rachunku sprawdzam zawsze trzy rzeczy: jak koszt zmienia się z liczbą użytkowników, ile kosztuje każda nietypowa funkcja w gotowcu i czy zakres programu na zamówienie jest rozpisany na moduły. Jak policzyć budżet programu, opisuję w tekście ile kosztuje program dla firmy na zamówienie.
Obejście w gotowym systemie, które zajmuje handlowcowi 10 minut dziennie, to przy 20 dniach roboczych ponad 3 godziny miesięcznie na osobę. Przy kilku osobach i 3 latach wychodzą setki godzin. Tego nie widać w żadnej ofercie, ale widać w wynikach.
Własność kodu i danych
To część, którą firmy odkładają na koniec, a powinna być na początku. Inaczej wygląda przy gotowym systemie, inaczej przy programie na zamówienie.
Program na zamówienie: kto ma prawa do kodu
Według ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych program komputerowy jest chroniony jak utwór literacki (art. 74). Prawa majątkowe do programu napisanego przez pracownika przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej, ale przy zewnętrznym wykonawcy tak nie jest. Prawa przechodzą na Ciebie tylko na podstawie umowy, która obejmuje pola eksploatacji w niej wyraźnie wymienione (art. 41), a umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53).
W praktyce w umowie z wykonawcą sprawdź:
- przeniesienie praw albo licencję, z wymienionymi polami eksploatacji, w tym prawem do modyfikacji kodu przez innego wykonawcę,
- dostęp do kodu źródłowego, najlepiej w repozytorium na koncie firmy, a nie tylko wykonawcy,
- dokumentację: jak uruchomić system, gdzie są kopie, jak odtworzyć serwer,
- komponenty open source i ich licencje, bo części cudzego kodu nikt Ci nie „przeniesie”,
- dostępy do serwera, domeny i kont zewnętrznych zapisane na firmę.
Treść umowy zawsze potwierdź z prawnikiem. Moim zadaniem jest dopilnować, żeby technicznie dało się z tych praw skorzystać: żeby kod, kopie i dostępy rzeczywiście były w Twoich rękach.
Gotowy system: jak odzyskasz dane
Przy abonamencie kodu nie kupujesz, więc kluczowe są dane. Zanim wybierzesz system, sprawdź:
- czy możesz w każdej chwili wyeksportować wszystkie dane, w tym załączniki i historię, do formatu, który otworzy inny program (CSV, XLSX, JSON),
- co dzieje się z danymi po wypowiedzeniu umowy i przez ile dni możesz je pobrać,
- gdzie fizycznie są przechowywane i kto jest podwykonawcą dostawcy,
- czy dostawca podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wymaga art. 28 RODO,
- czy jest API, przez które podłączysz inne systemy bez dopłaty za wyższy pakiet.
Zrób próbny eksport na wersji testowej. Jeśli eksport kontaktów działa, a historii rozmów i załączników nie da się wyciągnąć, wiesz, jak będzie wyglądać ewentualna zmiana systemu.
Droga pośrednia: gotowiec plus integracje
Często najlepszy wynik daje połączenie. Typowe rzeczy, jak kontakty, poczta i faktury, robi gotowy system. Nietypową część, np. kalkulator oferty albo akceptację rabatów, obsługuje mały własny moduł lub automatyzacja, która łączy systemy. Przykłady takich połączeń opisuję we wpisach jak połączyć formularz kontaktowy z CRM i n8n, Make czy Zapier. Gdy problem dotyczy jednego arkusza, czasem wystarczy kilka skryptów, takich jak w tekście o automatyzacji arkuszy Google.
Ta droga ma jedną wadę: więcej elementów, które muszą ze sobą współpracować. Gdy dostawca gotowego systemu zmieni API albo pakiet, integracja wymaga poprawki. Dlatego przy hybrydzie od razu ustal, kto pilnuje integracji i jak dowiesz się, że przestała działać.
Pytania, które warto zadać przed wyborem
- Ile procesów obsłuży system bez obejść?
Sprawdź na swojej liście czynności, a nie na prezentacji. Obejścia policz w minutach dziennie.
- Jak zmieni się koszt, gdy zespół urośnie?
Policz wariant z obecną liczbą osób i z liczbą za 3 lata. Przy gotowcu zapytaj też o podwyżki cennika w trakcie umowy.
- Kto i jak szybko wprowadzi zmianę?
W gotowcu: czy zmiana jest w ogóle możliwa. W programie na zamówienie: jaki jest tryb zgłaszania zmian i ich wyceny.
- Jak odzyskam dane i kod?
Próbny eksport, zapis o prawach w umowie, repozytorium na koncie firmy.
- Co się stanie, gdy wykonawca lub dostawca zniknie?
Przy gotowcu: okres na pobranie danych. Przy programie: dokumentacja i kod, z którym poradzi sobie inny programista.
- Kto po stronie firmy jest właścicielem systemu?
Bez tej osoby każdy wybór się nie uda. Ktoś musi decydować o priorytetach i uprawnieniach.
Firma handlowo-usługowa przez rok korzysta z gotowego CRM. Kontakty i zadania działają dobrze, ale oferty z indywidualnymi rabatami handlowcy i tak liczą w arkuszu, a potem wklejają do CRM jako notatkę. Zamiast zmieniać cały system, firma zostawia CRM, a obok powstaje mały moduł ofert z limitami rabatów, połączony z CRM przez API. Arkusz ofert znika, a CRM dostaje gotową ofertę jako dokument przy kontakcie.
Kiedy lepiej to zlecić
Listę czynności i porównanie wersji próbnych zrobisz sam. Pomoc z zewnątrz przydaje się, gdy:
- potrzebujesz kogoś niezależnego, kto nie sprzedaje licencji, do porównania gotowca z programem na zamówienie,
- chcesz policzyć koszt całkowity w 3 latach na swoich liczbach,
- gotowy system ma się połączyć ze stroną WWW, sklepem, księgowością lub KSeF,
- chcesz, żeby ktoś przed podpisaniem umowy sprawdził od strony technicznej zapisy o eksporcie danych, kodzie i dostępach.
Takie porównania i wdrożenia robię w ramach obsługi IT dla firm. Jeśli najpierw chcesz sprawdzić, jakie systemy firma już ma i jak są połączone, zacznij od tekstu o tym, jak działa audyt IT w małej firmie.
Nie wiesz, czy kupić gotowy system, czy zamówić własny?
Opisz, jak dziś pracujecie i co nie działa. Przejdę z Tobą przez drzewo decyzji i policzę koszt w 3 latach na Twoich liczbach. Pracuję zdalnie z firmami z całej Polski, a w Sieradzu i okolicach mogę przyjechać. Wycenę dostajesz przed rozpoczęciem pracy.
Najczęstsze pytania
Kiedy oprogramowanie na zamówienie jest lepsze od gotowego CRM?
Gdy firma ma własne reguły, których gotowy system nie obsługuje bez obejść, np. akceptację rabatów według limitów, nietypowe prowizje albo łączenie najmu i sprzedaży. Warunek: proces jest ustabilizowany, a w firmie jest osoba, która będzie właścicielem systemu.
Czy program na zamówienie zawsze jest droższy?
Na starcie zwykle tak. W 3 latach nie zawsze, bo nie płacisz licencji za każdego użytkownika. Porównuj sumę wszystkich kosztów w 3 latach, z tymi samymi składnikami po obu stronach, w tym migracją, integracjami i czasem zespołu.
Kto jest właścicielem kodu programu napisanego na zamówienie?
Zależy od umowy. Przy zewnętrznym wykonawcy prawa majątkowe przechodzą na zamawiającego tylko na podstawie pisemnej umowy, która wymienia pola eksploatacji. Zadbaj też o dostęp do kodu źródłowego, dokumentację i dostępy zapisane na firmę. Treść umowy potwierdź z prawnikiem.
Jak sprawdzić, czy z gotowego CRM da się zabrać dane?
Zrób próbny eksport na wersji testowej i sprawdź, czy obejmuje kontakty, historię, notatki i załączniki, w formacie, który otworzy inny program. Zapytaj też, przez ile dni po wypowiedzeniu umowy możesz pobrać dane.
Czy można połączyć gotowy CRM z własnym modułem?
Tak, jeśli CRM ma API. Typowe rzeczy zostają w gotowym systemie, a nietypową część obsługuje mały moduł lub automatyzacja. Trzeba tylko ustalić, kto pilnuje integracji, gdy dostawca zmieni system.
Powiązane wpisy
